Sites publics i privats: espai de col.laboracio & cms

Jennifer Burns, Henriette Koning (Manager Collaboration Applications), Jason Fowler (analyst)

Sites publics
Ara per ara, per la part publica de la web s'utilitza el cms anomenat IronPoint. Generalment es molt car, pero la UBC ha aconseguit un acord amb ells que inclou hosting a molt bon preu.
Per tant, els servidors es troben fora de la UBC.
Es una eina molt flexible i facil d'utilitzar, que te workflow, pagelets on pots incloure rss feeds amb continguts per exemple de blogs, etc.

Sites privats
No nomes es volien les funcionalitats de un cms. Els requeriments eren:

• poder guardar documents
• workspace per equips de treball
• poder guardar info general
• utilitats de col.laboracio: calendari privat i calendaris compartits, debats, etc.

No tenien desenvolupadors lliures o sigui que van comencar a mirar eines del mercat (entre d'altres el Zope Plone), pero finalment van optar pel Microsoft Sharepoint 2003, que per universitats no era car. El Zope Plone van veure que els portaria mes feina (molta customitzacio per a aconseguir el que volien) i a mes no tenien gent que sapigues Python.
De moment nomes utilitzen la eina a l'IT Department, la idea es extendre-la als departaments. La gent que tingui compte Exchange, podra aprofitar mes el Sharepoint, pero consideren que tambe sera util pels que no ho tinguin.
Funcionalitats que hem vist:

• control de versions dels documents
• workflows (si tens l'Infopath de Microsoft)
  
• avisos
• llibreria de documents
• llibreria d'imatges
• events (calendari)
• llistes de tasques propies, del grup...
  
• llistes de links, de contactes, del que es vulgui
• totes les llistes poden exportar-se a excel i importar-se des de excel
• les llistes de contactes poden exportar-se a outlook
• permisos a molts nivells, fins a nivell de document
• forums
• enquestes
• sincronitza amb outlook
• sincronitza amb la Blackberry, de fet a l'IT Department la gent amb un cert carrec te una Blackberry on veuen tot el calendari, el mail, els contactes... i tot aixo es sincronitza amb el Sharepoint al moment
  

Per l'autoritzacio, els usuaris es donaran d'alta manualment, faran la gestio des de'ls departaments, tal com ja passa amb els comptes exchange.
A mes a mes dels sites que tinguin per pertanyer a determinat grup, la gent es podra fer sites privats.
L'espai el limita el teu disc, a la UBC tenen SAN i de moment no el limiten.

"Pegues" que ens han comentat:

• Sembla que Sharepoint nomes funciona contra l'Active Directory de Microsoft (LDAP de MS)
• nomes amb SQL Server de Microsoft i MS Server.
• Funciona amb Firefox parcialment, pero si utilitzes el plugin de Firefox que et permet veure les pagines com si fos l'Explorer, llavors va tot.
• es tan flexible que si no tens molt clara l'arquitectura de la informacio, com la organitzaras, despres es dificil trobar les coses. El cercador que te incorporat no va molt be.
• ara encara no permet publicar el mateix document en un site privat i un de public
• no permet recuperar documents un cop els esborres
  

La futura versio (Sharepoint 2007) tambe tindra:

• recycling bin: possibilitat de recuperar docs esborrats, fins i tot quan es buidi la paperera l'administrador encara els podra recuperar, sera una paperera de 2 nivells.
• possibilitat de publicar el mateix doc en mes d'un site i que un sigui public i l'altre privat
  

Futur
Potser quan el Sharepoint 2007 pugui publicar tambe a sites publics es plantejaran migrar-ho tot a la mateixa eina? Encara no ho saben.
Tambe estan pensant en oferir la eina als estudiants, perque de vegades han de col.laborar i fer treballs en grup. El problema es el cost de les llicencies i la feina d'automatitzacio de la gestio dels comptes. Pero aqui sembla que hi ha High Schools que ja ofereixen aixo als estudiants, sembla que la universitat no pot ser menys i hauran de fer alguna cosa, encara no saben que.